お久しぶりです。中嶌です。

先週末は天気もいまいちでしたが、月曜日から気持ちの良い秋晴れになりましたね！！

さて、今回のブログは、電話の取り方についてです。

日ごろ、登録スタッフ向けのマナー研修などを担当させて頂いている事もあり、
プライベートでも店員さんの言葉遣いや態度、電話応対などが気になってしまう事が多々あります。
（その気持ち分かる！という方もいらっしゃるのではないでしょうか）
そして、今もっとも気になる事が･･･（お恥ずかしいのですが）社内の電話対応です。。。
せっかくですので、社員教育も兼ねて相手に好印象を持って頂けるような
電話の取り方について少しお話させて頂きます。

入社したばかりで電話が怖い、苦手、めんどくさいという方！！！

とにかく３コール以内で電話に出てください。まずは積極的に電話を受け、慣れる事が大切です。

★ペンと紙は常に電話の横に用意しておく

★相手の社名・名前は復唱し、必ずメモをとる

★用件を伺う

まずは、この３点を念頭において・・・

ビジネスシーンで電話を受ける際のポイント

①『はい、株式会社〇〇でございます』『お電話ありがとうございます。〇〇株式会社でございます』　　いきなり社名を名のると相手が聞き取りにくいので、“はい”　や　“お電話～”とワンクッションおくと良いです。５回以上コールさせてしまったときは『お待たせしました』とひと事添えましょう。

②日ごろのお礼を述べるフレーズは『いつもお世話になっております』が基本

③指名された人が電話に出られないときは、なぜ電話に出られないか＆いつなら連絡がとれるかを伝える『申し訳ございません。〇〇は、あいにく外出中で、午後〇時頃の戻り予定でございます。』

④その後の連絡方法の提案をし、相手の意向を伺いましょう。

・よろしければ、ご伝言を承りますが

・お急ぎでしたら、携帯の番号をお知らせいたしますが

・よろしければ、戻りましたらお電話するように申し伝えますが

⑤伝言や折り返しの必要がある場合は、メモやメール等で直ぐに担当者へ伝える↓　↓　付箋でデスクに貼ると分かりやすいので、私はいつも写真のようにメモをとりペタっとPCのど真ん中に貼ったりします。笑

ビジネスシーンで電話をかける際のポイント

①社名と自分の名前、簡単な挨拶を言い添えましょう。※相手が直接出た場合も、まずは自分から名乗る事がマナーです。『〇〇の中嶌です。いつもお世話になっております。〇〇様はいらっしゃいますか。』

②電話に出た相手が今どのような状況かは分かりません。用件に入る前に相手の都合がよいかどうかを確かめると配慮が感じられ良い印象になります。『〇〇の件でお電話をさしあげたのですが、いまお時間はよろしいでしょうか?』などが◎

③相手が不在で「かけ直します」と言われたときは、“弱い立場”や、こちらからのお願いなど込み入った用件の場合は、改めて電話するのがマナー。※相手と対等な立場ならかけ直してもらっても良いと思います。ビジネスの電話は用件があるから掛けるものですので、☆かけ直してもらう　☆再度かける　☆伝言を残す　のいずれかに、その後の連絡方法を決めておきましょう！

④朝早くお忙しい時間に恐れ入ります。お昼時に申し訳ありません。夜分遅くに申し訳ありません。など、電話をする時間帯に合わせて挨拶を入れるのも印象が良くなります。

ここで・・・

KEY WORD！！

“折り返し”　という言葉をよく耳にすると思いますが、「すぐに、ただちに」という意味合いがあります。「折り返しご連絡いたします」と自分に使うのはOkですが、「折り返しご連絡ください」と相手側に言うのは、強制的な印象を与えてしますのでやめましょう（＞＜）

文字ばかりのブログになってしまいましたが、長くなりましたので、次回で携帯電話の受答え方をご紹介したいと思います。

続く･･･

投稿者　株式会社エレメント　中嶌